経理・会計における効率的な業務の進め方

今回は、経理・会計における効率的な業務の進め方を紹介していきます。以前、経理・会計に異動になったら勉強すべきことを3つ紹介した記事を書きましたが、「勉強すべきことはわかったけど、実際の業務で気をつけることを知りたい!」という人向けの記事です。

よくよく書いてみたら、あんまり経理・会計に絞った必要はなかったし、なんなら大学職員特有の部分もあまりないかもしれません。

伝票の出納日(会計日)で優先順位をつける

これはいわゆる「優先順位付け」というだけの話です。経理・会計の場合は「出納日」「会計日」などと呼ばれる、伝票の日付があるのでわかりやすい方かと思います。

もちろん伝票にも、単に他人が作成したものをチェックするだけの、比較的簡単なものから、自分で資料を集めてそこそこ手間をかけて自分で作成するものもあるので、全ての伝票が同じ労力で処理できるわけではありませんが。

調査など、降ってきた業務はすぐに2割くらい手をつける

毎年ある文科省・私学事業団・都道府県の調査から、突発的に降ってくる文科省の調査まで、大学には地味にいろいろな調査が来ます。経理・会計も例外ではありません。

毎年ある調査であれば、スケジューリングもしやすく、回答の手順も前年度のものがあるので、やりやすいですが、突発的な(その年が初めての)調査であると、どれくらい面倒くさい重たい調査かがわからない場合も多いです。

そうした場合は、すぐに2割くらい手をつけてみるといいでしょう。全体でどれくらいの時間がかかりそうか予測してみましょう。また、他部署に資料をもらわないと回答できないものは、ここで気づけば早めに依頼することができます。

調査に関わらず、上司から突然降ってきた業務も同じように対応するとよいでしょう。

期限よりも1日以上前に終了させるのが重要です。バッファをとっておくということです。

業務の進め方

進め方、やり方で分かりづらい部分を書き留めておく

ルーティン業務や、毎年やっている業務でも、やり方が分かりづらい場合や、「なんでこんなやり方なの?無駄じゃない?」という場合がたまにあります。こうした部分はまず前任者や周りの人に理由・経緯を聞きましょう。

新しく異動してきた人や、転職で大学職員になった人は新鮮な目で業務を見ることができます。

すぐに他の簡単なやり方を思いつかない場合や、思いついたけど、上司や周りの人があまりいい顔をしないのであれば、書き留めておき、次回の同じ業務までに改善を検討しましょう。

もちろん、他の簡単なやり方をすぐに提案でき、同じ目的を達成できるのなら、いきなり業務のやり方を変えても良いかもしれません。

当該業務が一段落したら反省点をまとめておく

経理・会計では特に予算・決算という大きめの仕事があります。これらは年に1回しか行わない業務なので、いろいろ思うところがあっても「喉元過ぎれば熱さを忘れる」ように忘れてしまうことがあります。

次回の予算・決算で、より効率的に、より正確に作業できるように、反省点をまとめておきましょう。

予算・決算に限らず、担当業務であれば同じように、反省点を洗い出す時間を持てると良いと思います。

閑散期に業務改善

やり方がわかりづらい業務については、閑散期である7月〜9月あたりから取り組んで、予算関係の業務が始まる前に改善することを目標にしましょう。

簡単に、少ない手間で、正確に同じ成果物(アウトプット)を出せるよう、やり方を考えるのが重要です。「手を抜きたい」という思いが役立ちます。笑

新しいテクノロジーやサービスで省力化できないか。

まずは無料で使えるツールや、簡単なVBAやプログラミングっぽいもので簡略化できないか考えるとよいでしょう。ルーティンワークなどであれば、少しでも少ない時間でできれば年間で結構な時間が浮くはずです。

また、学校法人ですでに契約しているサービスを使えないか検討するのもよいと思います。例えばG Suite for Educationなどは便利です。

ちょっとハードルが高くなりますが、新しいテクノロジーを導入する場合は、導入コスト(ランニングコストも含む)と、既存のやり方での必要な時間(その業務にかかる人件費)を比較してみるといいと思います。

導入コストがかかっても、職員の残業時間が減るのであればトータルで見て、コストが減るということになりますからね。

そもそも、ここまで手間をかけて対応すべき業務か。

これ、結構重要なのですが、「この業務ってそこまで重要じゃなくない?」というものは、求める成果物を簡略化したり、なんならその業務をなくしてしまうこともありです。

たとえば、「教職員による経費の立替も、ゲストスピーカーへの謝金も現金出金である必要なくない?全部、振込に一本化して、現金出金をなくしちゃおう」とかです。

※「現金出金なんて今どきやってないよ」という大学も多いかもしれませんが、私の大学はまれにあります。

小ネタ

オススメ電卓

電卓は大きめサイズで、12桁入力できて、キーロールオーバー(早打ち)機能があって、ソーラー電池がオススメです。3,000円くらいあれば十分でしょう。

私のときは、上司が「好きな電卓3,000円くらいで買っていいよ。立て替えで、あとで経費で精算でいいから」と言ってくれたので、以下の電卓を買いました。

Amazon | キャノン 電卓 12桁 卓上サイズ 時間計算 千万単位機能 HS-1220TUG グレー | 文房具・オフィス用品 | 文房具・オフィス用品
オンライン通販のAmazon公式サイトなら、キャノン 電卓 12桁 卓上サイズ 時間計算 千万単位機能 HS-1220TUG グレーを文房具・オフィス用品ストアで、いつでもお安く。当日お急ぎ便対象商品は、 当日お届け可能です。アマゾン配送商品は、通常配送無料(一部除く)。

電卓のタッチタイピング

すごい些末なことだけど、電卓は聞き手と逆の手で打ったほうが、ペンを持ち替えなくて済みます。簿記やFPの試験のときも左手で電卓、右手でペンという体制で臨めました。

しかし、PCのテンキー付きキーボードはテンキーが右にあるのがネック・・・。

以上、結局は優先順位付けのことだったり、PDCAのこと書いたりが主でしたが、経理・会計部署での効率的な業務の進め方でした。

大学職員
スポンサーリンク
ぴろセルフインベストメント